Hur kan vi skapa upphandlingar som är tydliga, rättssäkra och attraktiva för marknaden? Den frågan stod i fokus när Älvkarleby kommuns näringslivskontor och upphandlingsenhet bjöd in de kommunala tjänstepersoner som upphandlar till en workshop den 29 september.

Gästföreläsare från Svenskt Näringsliv

Inledningsvis föreläste Ellen Hausel Heldahl, jurist och expert på offentlig upphandling hos Svenskt Näringsliv. Hon beskrev hur konkurrensen ser ut i Sverige – där mer än hälften av alla upphandlingar lockar tre eller färre anbud – och betonade vikten av dialog mellan beställare och marknad för att skapa bättre resultat.

Diskussioner och lärdomar

Efter föreläsningen arbetade deltagarna i grupper kring två teman. I det första passet lyftes behovet av mer marknadskunskap och omvärldsanalys fram som avgörande. Roller, ansvar och resurser behöver bli tydligare internt, och kraven i upphandlingarna ska vara rimliga och proportionerliga. Deltagarna menade också att kommunen behöver stärka uppföljningen av redan genomförda upphandlingar och se till att anbudsförfaranden är attraktiva för leverantörerna.

Det andra passet handlade om planering och framförhållning. Här blev det tydligt att upphandlingsprocesser måste starta i god tid och att resurser ibland behöver samordnas med andra kommuner. Diskussionerna handlade också om hur ansvar kan organiseras, hur budgetar ska kopplas till faktiska behov och hur dialog med leverantörer kan bidra till både bättre förståelse och mer träffsäkra krav. Hållbarhetsaspekter och beredskap vid kriser lyftes fram som viktiga delar i framtidens upphandlingar.

Fakta i fokus

Bakgrunden till workshopen är de resultat som nyligen framkommit i NUI-mätningen av kommunens service i myndighetskontakter och i Svenskt Näringslivs ranking av det lokala företagsklimatet. Båda pekar på att upphandling är ett område där kommunen behöver utveckla sitt arbetssätt. Därför bokades workshopen in, som ett gemensamt steg för att stärka både kvalitet och tydlighet i upphandlingarna. Kommunala upphandlingar är avgörande för både kvalitet och konkurrens på marknaden.

Enligt Företagarnas rapport Stängda dörrar går i genomsnitt 15 procent av kommunernas inköp i Sverige till småföretag och 3 procent till lokala småföretag.

I Älvkarleby ligger andelen inköp från småföretag på hela 31,1 procent, alltså dubbelt så högt som rikssnittet. Samtidigt är andelen lokala småföretag betydligt lägre – endast 2,6 procent, vilket är under riksgenomsnittet. Det innebär att många affärer går till småföretag, men att de inte alltid finns lokalt.

Lokala inköp har flera samhällsekonomiska fördelar. De bidrar till fler arbetstillfällen, högre lokal företagsamhet, ökade skatteintäkter och bättre service till medborgarna. Därför är det en viktig fråga hur kommunen kan utforma sina upphandlingar så att fler lokala företag kan delta på lika villkor.

Checklistan som stöd

Som en del av diskussionerna användes en checklista för träffsäker upphandling som visar på framgångsfaktorer i arbetet – från tidig planering och tydliga roller till marknadsdialog, hållbarhetskrav och riskanalyser. Den blir ett viktigt stöd för både verksamheten och upphandlingsenheten i det fortsatta arbetet.

Framåt

Workshopen blev ett viktigt steg i kommunens arbete för att utveckla upphandlingar som stärker både verksamheten och det lokala näringslivet. Genom bättre förberedelser, tydligare processer och mer dialog med marknaden ska Älvkarleby kommun fortsätta att skapa upphandlingar som gör skillnad – för både invånare, företag och samhället i stort.